Số hóa tài liệu trong thư viện là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử và lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến.
Về cơ bản số hóa tài liệu thư viện sẽ có những ưu điểm như sau:
Giảm diện tích và không gian lưu trữ
Tăng tuổi thọ tài liệu
Mở rộng phạm vi sử dụng nguồn tài nguyên
Tăng khả năng truy xuất tìm kiếm, thông tin
Thuận lợi chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin với các thư viện khác.
Giảm chi phí nhân lực quản lý
Có khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng hoặc chuyển đổi sang loại dữ liệu số khác
Các bước để số hóa tài liệu:
Các bước số hóa tài liệu
Bước 1: Chuẩn bị và phân loại tài liệu:
Đầu tiên, chúng ta sẽ thu thập các tài liệu cần số hóa
Sau đó, tiến hành sắp xếp, chỉnh lý, phân loại tài liệu theo quy định và mục đích của cơ quan/tổ chức/cá nhân
Tài liệu sau đó được đưa vào máy scan
Bước 2: Quét và xử lý hình ảnh:
Các loại tài liêu/hồ sơ khác nhau sẽ được quét ở trên các loại máy khác nhau.
Một số loại máy scan được tin dùng hiện nay:
STT
Thiết bị
Tính năng
1.
INNO BS-VS360PRO-YS
Cấu hình phần cứng mạnh mẽ: 18MP HD và tốc độ cao cho tác vụ quét tốt hơn.
Quét tài liệu đơn lẻ lên đến khổ A3 với tốc độ siêu nhanh chỉ chưa đến 3 giây/trang.
Khi bắt đầu quét, Máy quét sách thông minh V360 Pro sẽ dùng bốn tia laser để căn mặt phẳng.
Màn hình LCD hiển thị tài nguyên được quét thời gian thật giúp tối ưu việc cân chỉnh tài liệu quét một cách chính xác
Cung cấp đèn LED 3 cấp độ, hỗ trợ hoạt động trong môi trường thiếu sáng.
Phần mềm thông minh, V360 Pro linh hoạt trong việc tự động làm phẳng, loại bỏ dấu tay, phân trang thông minh,…
2.
INNO BS-VS380PRO-YS
Giá đỡ sách dáng chữ V giúp bảo vệ gáy sách và cố định vị trí sách dễ dàng hơn.
Độ phân giải 22MP, cảm biến và ống kính chất lượng cao 1/2.3 cho ra chất lượng hình ảnh tuyệt vời.
Màn hình LCD 5” hiển thị nội dung quét theo thời gian thực, thuận tiện cho người dùng.
Thuật toán nhúng ABBYY OCR dành để chuyển đổi hình ảnh được quét thành các tệp có thể chỉnh sửa bao gồm Word, TXT, PDF, Excel, …
Công nghệ cân chỉnh mặt phẳng với 4 đèn lasers.
Tính năng Hoạt động độc lập không cần máy tính cá nhân.
Điều chỉnh trực tiếp các yếu tố tạo nên bản quét (hình ảnh, kích thước, độ sáng, màu sắc,…) trên giao diện phần mềm cho những lược quét lớn.
Quét song hướng
Có thể tích hợp cho các công tác cho mượn liên thư viện: Phần mềm theo máy đã tích hợp liền mạch phần mềm với các hệ thống cung cấp tài liệu phổ biến như Ariel, Odyssey, Illiad và Relais (hệ thống cung cấp tài liệu của những phần mềm quản lý thư viện nổi tiếng).
4.
INDUS BOOKSCANNER 5005 max
Hai ống kính có độ phân giải cao
Hai cảm biến hình ảnh CCD độ phân giải cao 7500pixel x 3Line
Dải đèn di động với đèn LED trắng công suất cao
Tích hợp giá đỡ sách tự điều chỉnh với kính che chắn
Scan các loại tài liệu lên đến 61cm x 91.1cm.
Có thể quét được cái loại sách có gáy dài lên đến 10cm
Chế đô scan hai hướng
Tốc độ scan màu xấp xỉ 2.5s ở độ phân giải 400 DPI
Có thể scan các loại sách phẳng, các loại sổ cái lớn, bản đồ, bản thảo, giấy cuộn khổ lớn, bản vẽ kỹ thuật…
5.
Máy quét chuyên dụng MICROBOX SPIRIT ADVANCE
Cảm biến vùng hình ảnh có độ phân giải cao với độ sâu trường ảnh 8 cm
Tích hợp True Color Management đảm bảo màu sắc bản quét trung thực (36-bit internal, 24-bit external)
Thời gian quét 0.2 giây/trang màu A3 ở 300 dpi
Tích hợp giá đỡ sách có thể điều chỉnh độ cao, tránh làm tổn hại đối với những sách dày
Bước 3: Chuyển hình ảnh được scan thành văn bản bằng phần mềm OCR
OCR có khả năng nhanh chóng chuyển đổi văn bản trên giấy thành dạng file word, giúp việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.
Phần mềm OCR phân tích hình ảnh đưa vào theo các vùng sáng – tối, xác định vùng sáng làm nền và vùng tối dưới dạng ký tự viết. Sau đó, phần mềm OCR chuyển đổi văn bản trong hình thành văn bản kỹ thuật số.
Tại đây, tài liệu đã được chuyển sang dạng PDF
Bước 4: Kiểm tra chất lượng và hiệu chỉnh hình ảnh
Kiểm tra dữ liệu đã được quét ở bước 2 so với dữ liệu gốc. Nếu sai hoặc chất lượng chưa ổn định thì chỉnh sửa lại cho phù hợp.
Sau đó, xuất file tài liệu hoàn chỉnh để đưa vào hoạt động và sử dụng.
Bước 5: Lưu tài liệu đã được số hóa ở hệ thống quản trị & đưa vào sử dụng
Lưu trữ tài liệu đã được số hóa trên hệ thống quản trị của cơ quan/tổ chức/cá nhân để đưa vào sử dụng đúng theo quy định và mục đích của quan/tổ chức/cá nhân số hóa tài liệu.
Sau khi kiểm tra file hoàn chỉnh, tiến hành xuất file để đưa vào hoạt động.
