Trong kỷ nguyên số, khi mọi dịch vụ từ mua sắm, giải trí cho đến giao dịch hành chính đều hướng tới sự tức thời và cá nhân hóa, mô hình thư viện truyền thống đang đứng trước một áp lực rất lớn về mặt vận hành.
Đã bao giờ bạn chứng kiến cảnh những cuốn sách thuộc danh mục “bán chạy” (bestseller) vừa được bạn đọc hoàn trả, nhưng phải nằm “xếp xó” trong xe đẩy vài ngày liền chỉ vì nhân sự quá tải không kịp phân loại? Hay cảnh bạn đọc phải xếp hàng dài vào giờ cao điểm chỉ để làm thủ tục trả một cuốn sách? Đó chính là “thời gian chết” của tài liệu – một trong những nguyên nhân lớn làm giảm hiệu suất khai thác tài nguyên và ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của người mượn.
Để giải quyết triệt để bài toán này, xu hướng hiện nay không chỉ dừng lại ở việc số hóa thẻ thư viện, mà là tự động hóa hoàn toàn quy trình trả và phân loại sách. Dựa trên hệ sinh thái giải pháp tiên tiến từ Bibliotheca khu vực APAC, bài viết này sẽ mở ra một góc nhìn mới về cách công nghệ tái định nghĩa toàn bộ quy trình vận hành của một thư viện thông minh.
Phá bỏ rào cản thời gian và không gian: Trả sách mọi lúc, mọi nơi
Một trong những hạn chế lớn nhất của thư viện truyền thống là sự phụ thuộc vào giờ mở cửa hành chính. Với hệ sinh thái công nghệ hiện đại, thư viện có thể phục vụ cộng đồng 24/7 mà không cần tăng cường nhân sự. Tủ khóa thông minh (remoteLocker / remoteLocker+): Đây là giải pháp mở rộng phạm vi tiếp cận của thư viện ra ngoài không gian vật lý thông thường. Các hệ thống tủ tự động này có thể đặt tại nhà ga, trung tâm thương mại hoặc khuôn viên trường học, cho phép bạn đọc tự mượn và trả sách bất cứ lúc nào. Hộp nhận sách “Drop and Go” (Bookdrop): Tích hợp công nghệ nhận diện từ xa, hệ thống này cho phép bạn đọc trả sách nhanh ngay bên đường mà không cần đỗ xe hoặc bước chân vào thư viện. Giải pháp Open+: Công nghệ tự động hóa cho phép mở rộng giờ vận hành của thư viện (tự động điều khiển hệ thống chiếu sáng, kiểm soát ra vào bằng thẻ, giám sát CCTV) giúp không gian đọc luôn sẵn sàng phục vụ ngay cả khi không có nhân viên trực.
Sách quay lại kệ ngay lập tức nhờ công nghệ nhận diện RFID
Làm thế nào để một cuốn sách vừa được người trước trả lại có thể lập tức sẵn sàng cho người sau mượn mà không cần qua các bước lưu kho phức tạp? Câu trả lời nằm ở giải pháp kệ thông minh (smartShelf). Được trang bị các đầu đọc RFID tinh vi bên trong cấu trúc kệ, hệ thống này sẽ tự động nhận diện tài liệu ngay khi bạn đọc đặt sách lên. Trong vòng chưa đầy một giây, lệnh “hoàn trả” được cập nhật trực tiếp vào tài khoản của người dùng, đồng thời trạng thái của sách trên phần mềm quản lý tổng lập tức chuyển sang “sẵn sàng mượn”. Người mượn tiếp theo có thể đến nhấc chính cuốn sách đó trên kệ và ra về.
Giải phóng sức lao động với hệ thống phân loại tự động flexAMH
Đối với các thư viện quy mô lớn hoặc thư viện trường đại học, việc phân loại hàng ngàn cuốn sách mỗi ngày là một công việc thủ công cực kỳ tốn thời gian và dễ sai sót. Hệ thống phân loại tài liệu tự động (flexAMH – Automated Materials Handling) được thiết kế theo dạng mô-đun linh hoạt để giải quyết bài toán này. Sách sau khi được nạp vào khe nhận sẽ tự động di chuyển trên băng chuyền. Hệ thống quét mã và phân loại tài liệu theo đúng danh mục chuyên đề, ngôn ngữ, vị trí tầng hoặc phòng đọc được thiết lập sẵn, giúp giảm thiểu đến 80% công sức phân loại thủ công. Khi kết hợp với giải pháp vận chuyển xuyên tầng LAMH, sách sẽ được đưa về đúng khu vực một cách chính xác và an toàn nhất.
Lời kết: Trả thủ thư về đúng sứ mệnh cao cả
Công nghệ thông minh và các hệ thống tự động hóa không sinh ra để thay thế con người, mà là để trả thủ thư về đúng sứ mệnh cao cả nhất của họ. Khi máy móc đã đảm nhận hoàn hảo những công việc lặp đi lặp lại như quét mã, phân loại, đẩy xe và kiểm kho, các cán bộ thư viện sẽ có toàn bộ thời gian để tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn: kết nối, chia sẻ tri thức, tổ chức không gian văn hóa và hỗ trợ chuyên sâu cho bạn đọc. Đầu tư vào giải pháp tự động hóa vòng tuần hoàn sách chính là bước đi chiến lược để các tổ chức giáo dục và đơn vị quản lý biến thư viện từ một “kho chứa sách” tĩnh lặng thành một trung tâm trải nghiệm sống động, hiện đại và thân thiện với cộng đồng
