Trong kỷ nguyên số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu số cho thư viện đã trở thành một nhu cầu cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu của người dùng. Một cơ sở dữ liệu số không chỉ giúp bảo tồn tài liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập, tìm kiếm và sử dụng thông tin.
Để xây dựng cơ sở dữ liệu số đầy đủ, hiệu quả đòi hỏi sự những hiểu biết về quá trình số hóa cũng như hiểu rõ nhu cầu thực của tổ chức, hãy cũng tham khảo các quy trình các bước sau:
1. Khảo Sát và Đánh Giá Tài Liệu
-
- Kiểm kê tài liệu: Xác định số lượng và loại tài liệu cần số hóa (sách, tạp chí, tài liệu quý hiếm, ảnh, bản đồ, v.v.).
- Đánh giá tình trạng: Kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu để chọn phương pháp số hóa phù hợp.
2. Lựa Chọn Phương Pháp Số Hóa
- Quét (Scanning): Sử dụng máy quét chất lượng cao để số hóa tài liệu giấy. Các tài liệu dễ bị hư hỏng có thể cần phương pháp số hóa chuyên biệt.
Tham khảo:
Máy scan sách INNO:
https://saomaiedu.com/thiet-bi-so-hoa/?filter_hang-san-xuat=inno
Máy scan sách Indus (Mỹ)
https://saomaiedu.com/thiet-bi-so-hoa/?filter_hang-san-xuat=indus
Máy scan sách Microbox (Đức)
https://saomaiedu.com/thiet-bi-so-hoa/?filter_hang-san-xuat=microbox
- Chụp ảnh (Photography): Dùng máy ảnh chuyên dụng để số hóa các tài liệu có kích thước lớn hoặc chất liệu đặc biệt.Quét (Scanning): Sử dụng máy quét chất lượng cao để số hóa tài liệu giấy. Các tài liệu dễ bị hư hỏng có thể cần phương pháp số hóa chuyên biệt.
3. Lựa Chọn Phần Mềm Quản Lý Dữ Liệu
- Hệ thống quản lý thư viện tích hợp (Integrated Library System – ILS): Chọn phần mềm ILS để quản lý dữ liệu số hóa.
Tham khảo:
Phần mềm quản lý thư viện Liberty (Úc): https://saomaiedu.com/phan-mem-quan-ly-thu-vien-liberty/
Phần mềm quản lý thư viện Oliver (Úc): https://saomaiedu.com/phan-mem-quan-ly-thu-vien-oliver/
- Phần mềm hỗ trợ số hóa: Sử dụng phần mềm chuyên dụng cho việc nhận diện ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa.
Tham khảo:
Phần mềm OCR: https://saomaiedu.com/dich-vu-so-hoa-tai-lieu/
4. Tạo Metadata
- Metadata cơ bản: Bao gồm thông tin về tiêu đề, tác giả, năm xuất bản, ngôn ngữ, và các thông tin phân loại khác.
- Metadata nâng cao: Thêm các thông tin như tóm tắt, từ khóa, liên kết đến các tài liệu liên quan
5. Xây Dựng Hệ Thống Lưu Trữ và Truy Cập
- Lưu trữ đám mây: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây để đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập tài liệu.
Tham khảo:
Dịch vụ lưu trữ đám mây CloudLibrary – Bibliotheca: https://saomaiedu.com/phan-mem-thu-vien-dam-may-bibliotheca-cloudlibrary/
- Máy chủ nội bộ: Cài đặt máy chủ nội bộ để quản lý và lưu trữ dữ liệu nếu có yêu cầu bảo mật cao.
6. Triển Khai và Đào Tạo
- Đào tạo nhân viên: Cung cấp các khóa đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu và các công cụ số hóa.
- Hướng dẫn người dùng: Tạo các tài liệu hướng dẫn và tổ chức buổi hướng dẫn cho người dùng thư viện.
Lợi Ích Của Cơ Sở Dữ Liệu Số
- Tiết Kiệm Không Gian và Bảo Tồn Tài Liệu
- Giảm bớt không gian lưu trữ vật lý.
- Bảo quản tốt hơn các tài liệu quý hiếm và dễ hư hỏng bằng cách giảm thiểu tiếp xúc vật lý.
- Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý
- Dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu số.
- Tự động hóa quy trình mượn trả và kiểm kê tài liệu.
- Tăng Khả Năng Truy Cập
- Người dùng có thể truy cập tài liệu từ xa thông qua Internet.
- Tìm kiếm và truy cập tài liệu nhanh chóng và tiện lợi.
- Hỗ Trợ Nghiên Cứu và Học Tập
- Cung cấp tài liệu nghiên cứu phong phú và dễ dàng truy cập cho học sinh, sinh viên và giảng viên.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập và nghiên cứu từ xa.
